О процессе закупок в больших компаниях

Все стремятся устроится на работу в большую компанию. Бытует мнение, что там сыто, тепло, и много платят. А главное, там можно получить бесценный жизненный опыт. Всё это заблуждения. А вот про опыт – точно в цель.

Я работаю в одной крупной известной компании. Компания настолько крупна и известна, что не может позволить себе отсталые методы. Передовое в компании все: передовые технологии, передовая политика набора персонала, передовой метод распределения финансов. Чтобы финансы не распределились куда не попадя, в компании имеются специальные департаменты, отделы, подразделения, которые планируют, экономят и контролируют.

Простой пример: покупка принтера.

В компании моего друга (не такой крупной и уж совсем неизвестной) покупают принтер так: в четверг в 15:00 подписывают счет у директора, в 16:00 счет оплачивают, в пятницу поставщик привозит и устанавливает принтер прямо в офис.

Лопухи! У нас процесс намного более передовой:

1. Мы понимаем, что нам нужен принтер.

2. Идем к начальнику, спрашиваем, есть ли деньги в бюджете.

3. Денег на новый принтер нет, придумываем с начальником, как бы этот принтер замаскировать.

4. Решаем, что принтер будет у нас называться «чайник», т.к. на чайник деньги есть.

5. Выписываем счет у продавца, слезно просим его в счете написать «чайник», а не «принтер».

6. Продавец после долгих споров со своей бухгалтерией все-таки выставляет счет на «чайник».

7. Оформляем к этому счету кучу внутренних бумажек, причем, как в электронном варианте (у нас система электронного документооборота), так и в бумажном. Сочиняем служебную записку: «без чайника жить не можем», иначе ход счету не дадут.

8. Подписываем счет и записку у начальника.

9. Подписываем у начальника начальника.

10. Подписываем у начальника по финансам.

11. Подписываем у начальника по закупкам.

12. Тот не подписывает, говорит, что чайники мы покупаем только у компании Х и нигде больше, это корпоративная политика.

13. Звоним в компанию Х, узнаем, что принтер под видом чайника они нам продать не могут.

14. Наш начальник убалтывает начальника по закупкам закрыть глаза на правила закупок.

15. Счет теряется где-то.

16. Выписываем новый, проходим шаги 7-14.

17. Подписываем у генерального директора.

18. Отдаем в бухгалтерию на оплату.

19. Выясняется, что при оформлении внутренних документов мы неправильно указали статью бюджета, чайники проходят по административному департаменту, соответственно, на счете должны расписаться все начальники этого департамента.

20. Переделываем счет на «чайник с управлением по USB», проходим шаги 5-11, теперь это проходит по нашему департаменту.

21. Начальник по закупкам не подписывает, т.к. такие «чайники с USB-портом» являются стандартным оборудованием и поставляются всем филиалам компании централизовано раз в месяц.

22. Понимаем, что стройную систему не обмануть, оформляем заявку в отдел закупок с просьбой приобрести «копировальный аппарат с USB-портом» (он еще и печатать умеет), на него деньги в бюджете есть, как оказалось.

23. Подписываем у начальника.

24. Подписываем у начальника начальника.

25. Подписываем у начальника по финансам.

26. Подписываем у начальника по закупкам.

27. Не успеваем провести заявку до 25 числа текущего месяца (уже 26-ое), ждем месяц до следующего срока подачи заявок.

28. Заявка уходит в центральный филиал компании.

29. Про заявку ничего не слышно 2 месяца.

30. Выясняется, что заявка потерялась в центре, отдел закупок просят оформить ее заново, проходим шаги 22-29.

31. Заявка возвращается из центра с пометкой «копировальные аппараты с USB-портом» не являются стандартным оборудованием, т.к. уже устарели, стандартны только «копировальные аппараты с ethernet-портом».

32. Переделываем заявку на «копировальный аппарат с сетевой картой», проходим шаги 22-29.

33. Статус заявки становится совсем непонятным, полное молчание со стороны центрального филиала.

34. Пишем письма начальнику: «срочно нужен принтер, а то работа стоит».

35. Начальник пытается узнать статус заявки «копировальный аппарат с сетевой картой» в центре, ему говорят, что копир уже давно выслали.

36. Ждем месяц.

37. Изменяем бизнес-процесс так, чтобы принтер не был нужен совсем. Печатаем документы, послав их самим себе на факс через электронную систему отправки факсов.

38. Забываем про заказ, рвем отношения с первоначальными поставщиками, которые нам выставили счет с таким трудом (кстати, они были нашими хорошими партнерами на протяжении многих лет), ругаемся со всеми, кто требует от нас печатные документы (факс печатает из рук вон плохо).

39. Через год в кабинет вваливаются какие-то грузчики и загромождают помещение какими-то коробками.

40. Вскрываем их и обнаруживаем 5 кофеварок с портами FireWire и PS/2, софт, лицензии к софту на 500 пользователей, дополнительные модули, все это стоимостью 350 тысяч долларов… Ба! Да это ж наш заказ!…….. А принтера нет.

Вы все еще хотите к нам? Милости просим!

Взято отсюда.

P.S. Хоть и смешно, но до боли знакомо…

О процессе закупок в больших компаниях: 3 комментария

  1. Антон

    Это ещё неплохо, в нашей конторе пункты с 7-го по 36-й включительно происходят под девизом: «Нужно успеть, пока деньги ещё есть, пока они ещё не отданы другому отделу».
    Здоровая конкуренция внутри системы развивает у сотрудников смекалку и наблюдательность, привычку хранить секреты вкупе с бдительностью, умение грамотно вести переговоры с поставщиками принтеров и правильно обсуждать вопросы типа: «А вы сможете выставить нам счёт сегодня до 14 часов 37 минут?» или «А нельзя ли нам принтер в кредит, без предоплаты и гарантий, что мы вообще за него заплатим?»

    Плюс подписание каждой бумажки сопровождается весёлой игрой «Отлови начальника». Приносящая сторона должна вычислить, где в данный момент находится искомый начальник, организовать его обнаружение, достичь непосредственного контакта и тремя словами заставить его подписать бумажку прямо сейчас. Подписывающий в свою очередь норовит скрыться от назойливых посетителей, выйти из поля их досягаемости, сослаться на занятость и отложить подписание на неопределённое время.
    Игра прекрасно развивает сообразительность у всех участников и поддерживает их в отличной физической форме.
    Формирует командный дух!
    Усиливает сплочённость коллектива и обостряет дипломатические способности.

    В силу двух описанных выше моментов у нас было бы ещё и продолжение ситуации после пункта 40.
    Оказалось бы, что заказ полностью не оплачен. Нужно ещё «пробить» остаток оплаты; объяснить всем и каждому, нафига нам 5 кофеварок, и кто позволил их сколько купить; отчитаться, почему допущен перерасход лимитированных нам финансов в размере 350000$, и прочее, и прочее …

  2. Ник Ример

    Как же всё это дико знакомо.. для примера, фирма, в которой я работал до этого сисадмином ещё до прихода меня ждала поставки софта, затем я работал там 4 года — ждал, и я уже 2 года там не работаю, поинтересовался недавно, а они всё ещё ждут 🙂

Добавить комментарий